Die Auswahl einer geeigneten Software

Die Softwareauswahl ist ein komplexer Prozess. Wenn Unternehmen die optimale Software für die jeweiligen Prozessanforderungen suchen, ist es nicht ausreichend, ausschließlich potenzielle Anbieter zu identifizieren und durch ein Ausschreibungsverfahren auszuwählen.

Ein effizienter und zielgerichteter Auswahlprozess erfordert eine initiale Analyse der unternehmensspezifischen Prozessanforderungen, um die Definition eines Zielbildes zu ermöglichen. Bereits in diesem anfänglichen Schritt ist es unabdingbar, die späteren Endnutzer:innen der Software einzubeziehen. Die identifizierten Anforderungen müssen konsolidiert und Anwendungsfälle für das Proof of Concept definiert werden. Basierend auf den Anwendungsfällen und den Anforderungen werden Bewertungskriterien aufgesetzt, um die Lösungen der verschiedenen Anbieter zu vergleichen. Im Rahmen einer Ausschreibung präsentieren potenzielle Anbieter ihre Lösungen und werden abhängig vom Erfüllungsgrad der Bewertungskriterien bewertet. Der Anbieter mit der besten Bewertung erhält den finalen Zuschlag.

Wichtig für die Auswahl der geeigneten Software-Lösung

Prozesskenntnis

Die Softwareauswahl ist ein unternehmensspezifischer Prozess. Es existiert kein „one size fits all“-Ansatz, wenn es um die Auswahl einer passenden Softwarelösung geht. Deshalb ist es von fundamentaler Wichtigkeit, die Unternehmensprozesse, die durch die Lösung abgedeckt werden sollen, genau zu verstehen und die entsprechenden Anforderungen an die Software dahingehend zu definieren.

Marktkenntnis

Der Markt für Softwarelösungen ist im Hinblick auf die Anzahl und Art der Softwareanbieter komplex. Dementsprechend ist es für die Auswahl der optimalen Software unerlässlich, umfangreiche Kenntnisse des Marktes zu besitzen, um die jeweiligen Produktangebote verlässlich vergleichen und bewerten zu können. Durch jahrelange Projekterfahrung und KPMG Innovate sind wir der beste Partner, um diese Expertise zu gewährleisten.

Endnutzerkenntnis

Der Erfolg einer Softwareeinführung ist von der Endnutzerakzeptanz abhängig. Damit die Anforderungen der Endnutzer:innen von den Funktionen der späteren Software abgedeckt werden können, ist es wichtig, diese Gruppe frühzeitig in den Softwareauswahlprozess zu integrieren und die entsprechenden Wünsche und Anforderungen systematisch aufzunehmen.

Unser Vorgehen

Um aus dieser Vielzahl an Systemanbietern das System zu identifizieren, welches die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens bestmöglich erfüllt, bedarf es einer detaillierten Analyse. Hierbei ist es wichtig, die eigenen Anforderungen, Ziele, Prozesse und Strukturen zu kennen, damit der Anbieter mit dem besten Fit ausgewählt werden kann.

Bei diesem Softwareauswahlprozess unterstützt Sie unser Vorgehen, welches sich in die drei Phasen Zielbild, Lastenheft und Anbieterpool sowie Ausschreibung und Anbieterauswahl unterteilt. In der ersten Phase wird das Zielbild definiert, indem basierend auf den herausgearbeiteten Anforderungen Zielprozesse entwickelt werden und hierbei auch unternehmensspezifische Sonderprozesse sowie Systemschnittstellen innerhalb der bestehenden Systemlandschaft berücksichtigt werden.

Die zweite Phase umfasst die Erarbeitung des Lastenheftes sowie das Zusammenstellen möglicher Softwareanbieter inkl. der Ansprechpartner:innen. Für die Erstellung des Lastenheftes wird ein Best-Practice-Lastenheft um unternehmensspezifische Punkte ergänzt. Zudem werden Bewertungskriterien erarbeitet, mit deren Hilfe der Anbieterpool in der abschließenden Phase bewertet werden kann.

Die letzte Phase des Vorgehens sieht die Begleitung des Ausschreibungsprozesses sowie die finale Anbieterauswahl vor. Hierfür erfolgt die Planung des Ausschreibungsverfahrens und die Erstellung von notwendigen Unterlagen. Im Anschluss an die Anbieterpräsentationen erfolgt die Konsolidierung der Ergebnisse sowie die Bewertung der Softwareanbieter auf Basis der zuvor definierten Bewertungskriterien.

Phasenübergreifend wird ein umfassendes Stakeholdermanagement sichergestellt, um die Anforderungen jeder Interessensgruppe adäquat zu berücksichtigen.

Datenschutz
Phase 1
Zielbild
Phase 2
Lastenheft & Anbieterpool
Phase 3
Ausschreibung & Anbieterauswahl
Vorstellung der Kernfunktionalitäten der Softwarekomponenten incl. Marktüberblick aus KPMG Atlas
Ableitung der zentralen Anforderungen
Durchführung Innovationsradar basierend auf Unternehmensanforderungen
Ausarbeitung des Zielbildes und Prozesszuordnung
Ableitung der unternehmens-spezifischen Sonderprozesse incl. der System - Schnittstellen
Vorstellung Best Practice Lastenheft
Unternehmensspezifische Erweiterung des Best Practice Lastenhefts
Abstimmung Bewertungskriterien für Entscheidungsmatrix inkl. Definition KO-Kriterien
Definition von Anwendungsfällen für das Proof-of-Concept
Durchführung Marktscreening und Identifikation Anbieter- Ansprechpartner
Planung des Ausschreibungsverfahrens und Strukturierung der Anbieterauswahl
Erstellung Briefing Pakete für Anbieter
Begleitung der Anbieter Q&A Session
Vorbereitung und Moderation der Anbieterpräsentationen
Konsolidierung der Ergebnisse und Anbieterbewertung
Entlang jeder Phase achten wir auf ein umfassendes Stakeholder-Management, um die Anforderungen jeder Interessensgruppe adäquat zu berücksichtigen.

Vorteile der richtigen Softwareauswahl

End-to-End Prozessabdeckung

Ganzheitliche Abdeckung der relevanten Unternehmensprozesse und dadurch Nutzung von Prozesssynergien

Zukunftsausrichtung

Kosteneinsparungen, Effizienzsteigerung und Befähigung, sich an dynamische Prozessveränderungen anzupassen

Anwenderfreundlich

Zuschnitt auf Unternehmen und Mitarbeiter:innen unterstützt diese intuitiv bei der Erfüllung ihrer Aufgaben

Bereiche der KPMG Softwareauswahl auf einen Blick

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