Kriterien für die CRM Softwareauswahl

Wir geben Ihnen einen Überblick über den dynamischen CRM-Markt und zeigen Ihnen, was Sie bei der Auswahl eines neuen CRM-Systems beachten sollten.

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Typische Herausforderungen

Kampagnen

Aufgrund des fehlenden Zugangs zu Kundendaten ist eine Erstellung einer Zielgruppensegmentierung für Marketingaktivitäten nicht möglich. Zudem können ohne den Einsatz eines CRM-Systems Marketingkampagnen nicht nachverfolgt und Rückmeldungen diesbezüglich nicht wiedergegeben werden.

Angebote

Aufgrund des fehlenden CRM stehen dem Vertrieb keine einheitlichen Vorlagen zur Angebotsgestaltung sowie Möglichkeiten der Versionierung zur Verfügung. Die Preisgestaltung erfolgt individuell und ohne systembedingte Validierung.

Service

Kundenanfragen müssen ohne den Einsatz einer CRM-Lösung manuell geprüft und bearbeitet werden. Erweiterungen oder Anpassungen, die im Rahmen der Serviceprozesse vorgenommen werden, werden nicht an den Vertrieb zurückgemeldet.

Up-/Cross-Selling

Durch die fehlenden Möglichkeiten eines CRM-Systems für das Reporting der Sales Pipeline ist eine Fokussierung schwierig. Zudem können identifizierte Potenziale nicht in die Lead-Bearbeitung importiert und daher nicht strukturiert bearbeitet werden.

Der Markt der Softwareanbieter

Die Vielzahl der Softwareanbieter auf dem CRM-Markt lässt sich in die folgenden fünf Segmente unterteilen: Anbieter von segmentübergreifenden Lösungen, Anbieter von speziellen Marketinglösungen, Anbieter von speziellen Servicelösungen, Anbieter von speziellen Commerce-Lösungen sowie Anbieter von speziellen Vertriebslösungen. Die Anbieter von Marketinglösungen legen hierbei ihren Fokus entweder auf Multichannel Marketing Hub oder Lead Management und die Anbieter von Servicelösungen legen Schwerpunkte auf die Bereiche Customer Engagement Center oder Field Service Management.

Die großen Systemanbieter bieten für ihre Systeme neben Lösungen für Marketing, Service, Vertrieb und Commerce zusätzlich branchenspezifische Lösungen an, um auf die individuellen Anforderungen der verschiedenen Branchen an ein CRM-System reagieren zu können.*

*Quelle: Gartner Magic Quadrants, 2021

Dieses Vorgehen hat sich bewährt

Datenschutz

Phase 1

Zielbild

Phase 2

Lastenheft & Anbieterpool

Phase 3

Ausschreibung & Anbieterauswahl

Vorstellung der Kernfunktionalitäten der Softwarekomponenten incl. Marktüberblick aus KPMG Atlas

Ableitung der zentralen Anforderungen

Durchführung Innovationsradar basierend auf Unternehmensanforderungen

Ausarbeitung des Zielbildes und Prozesszuordnung

Ableitung der unternehmens-spezifischen Sonderprozesse incl. der System - Schnittstellen

Vorstellung Best Practice Lastenheft

Unternehmensspezifische Erweiterung des Best Practice Lastenhefts

Abstimmung Bewertungskriterien für Entscheidungsmatrix inkl. Definition KO-Kriterien

Definition von Anwendungsfällen für das Proof-of-Concept

Durchführung Marktscreening und Identifikation Anbieter- Ansprechpartner

Planung des Ausschreibungsverfahrens und Strukturierung der Anbieterauswahl

Erstellung Briefing Pakete für Anbieter

Begleitung der Anbieter Q&A Session

Vorbereitung und Moderation der Anbieterpräsentationen

Konsolidierung der Ergebnisse und Anbieterbewertung

Entlang jeder Phase achten wir auf ein umfassendes Stakeholder-Management, um die Anforderungen jeder Interessensgruppe adäquat zu berücksichtigen.

Phase 1

Zielbild

Vorstellung der Kernfunktionalitäten der Softwarekomponenten incl. Marktüberblick aus KPMG Atlas

Ableitung der zentralen Anforderungen

Durchführung Innovationsradar basierend auf Unternehmensanforderungen

Ausarbeitung des Zielbildes und Prozesszuordnung

Ableitung der unternehmens-spezifischen Sonderprozesse incl. der System - Schnittstellen

Entlang jeder Phase achten wir auf ein umfassendes Stakeholder-Management, um die Anforderungen jeder Interessensgruppe adäquat zu berücksichtigen.

Phase 2

Lastenheft & Anbieterpool

Vorstellung Best Practice Lastenheft

Unternehmensspezifische Erweiterung des Best Practice Lastenhefts

Abstimmung Bewertungskriterien für Entscheidungsmatrix inkl. Definition KO-Kriterien

Definition von Anwendungsfällen für das Proof-of-Concept

Durchführung Marktscreening und Identifikation Anbieter- Ansprechpartner

Entlang jeder Phase achten wir auf ein umfassendes Stakeholder-Management, um die Anforderungen jeder Interessensgruppe adäquat zu berücksichtigen.

Phase 3

Ausschreibung & Anbieterauswahl

Planung des Ausschreibungsverfahrens und Strukturierung der Anbieterauswahl

Erstellung Briefing Pakete für Anbieter

Begleitung der Anbieter Q&A Session

Vorbereitung und Moderation der Anbieterpräsentationen

Konsolidierung der Ergebnisse und Anbieterbewertung

Entlang jeder Phase achten wir auf ein umfassendes Stakeholder-Management, um die Anforderungen jeder Interessensgruppe adäquat zu berücksichtigen.

Unser Vorgehen erklärt

Um aus dieser Vielzahl an Systemanbietern das System zu identifizieren, welches die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens bestmöglich erfüllt, bedarf es einer detaillierten Analyse. Hierbei ist es wichtig, die eigenen Anforderungen, Ziele, Prozesse und Strukturen zu kennen, damit der Anbieter mit dem besten Fit ausgewählt werden kann.

Bei diesem Softwareauswahlprozess unterstützt Sie unser Vorgehen, welches sich in die drei Phasen Zielbild, Lastenheft und Anbieterpool sowie Ausschreibung und Anbieterauswahl unterteilt. In der ersten Phase wird das Zielbild definiert, indem basierend auf den herausgearbeiteten Anforderungen Zielprozesse entwickelt werden und hierbei auch unternehmensspezifische Sonderprozesse sowie Systemschnittstellen innerhalb der bestehenden Systemlandschaft berücksichtigt werden.

Die zweite Phase umfasst die Erarbeitung des Lastenheftes sowie das Zusammenstellen möglicher Softwareanbieter inkl. der Ansprechpartner:innen. Für die Erstellung des Lastenheftes wird ein Best-Practice-Lastenheft um unternehmensspezifische Punkte ergänzt. Zudem werden Bewertungskriterien erarbeitet, mit deren Hilfe der Anbieterpool in der abschließenden Phase bewertet werden kann.

Die letzte Phase des Vorgehens sieht die Begleitung des Ausschreibungsprozesses sowie die finale Anbieterauswahl vor. Hierfür erfolgt die Planung des Ausschreibungsverfahrens und die Erstellung von notwendigen Unterlagen. Im Anschluss an die Anbieterpräsentationen erfolgt die Konsolidierung der Ergebnisse sowie die Bewertung der Softwareanbieter auf Basis der zuvor definierten Bewertungskriterien.

Phasenübergreifend wird ein umfassendes Stakeholdermanagement sichergestellt, um die Anforderungen jeder Interessensgruppe adäquat zu berücksichtigen.

Unsere Angebotspakete auf einem Blick

	Starter	Advanced
Vorstellung Kernfunktionalitäten der einzelnen Softwarekomponenten inkl. Marktüberblick aus KPMG Atlas	X	X
Ableitung der zentralen Anforderung	X	X
Durchführung Innovationsradar basierend auf Unternehmensanforderungen		X
Ausarbeitung des Zielbildes und Prozesszuordnung	X	X
Ableitung der unternehmensspezifischen Sonderprozesse inkl. der Systemschnittstellen		X
Vorstellung Best Practice Lastenheft	X	X
Unternehmenspezifische Erweiterung des Best Practive Lastenhfets		X
Abstimmung Bewertungskritierien Entscheidungsmatrix inkl. Definition KO-Kriterien		X
Definition von Anwendungsfällen für das Proof-of-Concept	X	X
Durchführung Marktscreening und Identifikation Anbieter-Ansprechpartner		X
Planung Ausschreibungsverfahren & Strukturierung Anbieterauswahl	X	X
Erstellung Briefing-Pakete für Anbieter		X
Begleitung der Anbieter Q&A Session		X
Vorbereitung und Morderation der Anbieterpräsentation		X
Konsolidierung der Ergebnisse und Anbieterbewertung		X