Softwareauswahl für den Einkauf

Was ist eProcurement

e-Procurement (kurz für electronic procurement, dt. elektronische Beschaffung) befähigt Endbenutzer:innen, Produkte und Dienstleistungen zu vorab vereinbarten Konditionen von vertraglich eingebundenen Lieferanten digital zu finden und über eine für die Benutzer:innen intuitive Oberfläche zu kaufen.

Dies umfasst die Generierung von Bedarfsanforderungen, die interne Freigabe dieser Bedarfsanforderungen, die Bestellerstellung und anschließende Bestellübermittlung an den Lieferanten, den Wareneingang bzw. die Leistungserfassung bis hin zur Rechnungsprüfung und Zahlung. Durch e-Procurement können Unternehmen unter anderem Prozesskosteneinsparungen realisieren, Durchlaufzeiten verkürzen und verhandelte Vertragskonditionen effizient ausnutzen.

Einkauf Softwareauswahl Whitepaper

Unsere Experten und Expertinnen von KPMG geben einen ersten Überblick über den eProcurement-Markt und zeigen Ihnen auf, was Sie bei der Anbieterauswahl beachten sollten.

Bald verfügbar

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Typische Herausforderungen

Fehlende End-to-End Prozessabdeckung

Viele Unternehmen sind noch nicht in der Lage, den gesamten Einkaufsprozess einheitlich in einer Lösung abzudecken. Prozesssynergien zwischen einzelnen Prozessschritten können nicht genutzt werden.

Systembrüche und manuelle Prozesse

Die heutige Realität vieler Unternehmen besteht darin, dass viele verschiedene, kleine Systeme im Einsatz sind. Diese Systeme sind oft nicht integriert, wodurch redundante, manuelle Datentransfers die Effizienz und Transparenz interner Prozesse vermindern.

Wartungsende etablierter Systeme

Unsere Kunden und Kundinnen finden sich vermehrt in der Situation, dass die Wartung bisher verwendeter Lösungen beendet wird und das Produkt nicht weitergeführt wird. Dadurch entsteht die Notwendigkeit, eine neue Lösung zu finden, die die alte ersetzen kann.

Eingeschränkte Anwenderfreundlichkeit

Die Dauer von Einkaufsprozessen verlängert sich signifikant dadurch, dass viele der derzeitig verwendeten Einkaufssysteme für die Benutzer:innen nicht intuitiv genug gestaltet sind. Die angebotenen Funktionen unterscheiden sich teilweise stark von dem, was die Benutzer:innen aus dem privaten Umfeld gewohnt sind.

Der Markt der Softwareanbieter

Der Markt für e-Procurement-Lösungen ist im Hinblick auf die Anzahl und Art der Softwareanbieter komplex. Dementsprechend ist es für eine effiziente und zielgerichtete Softwareauswahl unerlässlich, die Marktsituation präzise zu kategorisieren. Aktuelle e-Procurement-Systeme lassen sich in strategische/taktische und operative/transaktionale Systeme gruppieren.

Strategische/taktische e-Procurement-Systeme umfassen den Source-to-Contract-Prozess, während e-Procurement-Systeme der Kategorie operativ/transaktional den Purchase-to-Pay-Prozess abdecken.

Dieses Vorgehen hat sich bewährt

Datenschutz
Phase 1
Zielbild
Phase 2
Lastenheft & Anbieterpool
Phase 3
Ausschreibung & Anbieterauswahl
Vorstellung der Kernfunktionalitäten der Softwarekomponenten incl. Marktüberblick aus KPMG Atlas
Ableitung der zentralen Anforderungen
Durchführung Innovationsradar basierend auf Unternehmensanforderungen
Ausarbeitung des Zielbildes und Prozesszuordnung
Ableitung der unternehmens-spezifischen Sonderprozesse incl. der System - Schnittstellen
Vorstellung Best Practice Lastenheft
Unternehmensspezifische Erweiterung des Best Practice Lastenhefts
Abstimmung Bewertungskriterien für Entscheidungsmatrix inkl. Definition KO-Kriterien
Definition von Anwendungsfällen für das Proof-of-Concept
Durchführung Marktscreening und Identifikation Anbieter- Ansprechpartner
Planung des Ausschreibungsverfahrens und Strukturierung der Anbieterauswahl
Erstellung Briefing Pakete für Anbieter
Begleitung der Anbieter Q&A Session
Vorbereitung und Moderation der Anbieterpräsentationen
Konsolidierung der Ergebnisse und Anbieterbewertung
Entlang jeder Phase achten wir auf ein umfassendes Stakeholder-Management, um die Anforderungen jeder Interessensgruppe adäquat zu berücksichtigen.

Unser Vorgehen erklärt

Um aus dieser Vielzahl an Systemanbietern das System zu identifizieren, welches die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens bestmöglich erfüllt, bedarf es einer detaillierten Analyse. Hierbei ist es wichtig, die eigenen Anforderungen, Ziele, Prozesse und Strukturen zu kennen, damit der Anbieter mit dem besten Fit ausgewählt werden kann.

Bei diesem Softwareauswahlprozess unterstützt Sie unser Vorgehen, welches sich in die drei Phasen Zielbild, Lastenheft und Anbieterpool sowie Ausschreibung und Anbieterauswahl unterteilt. In der ersten Phase wird das Zielbild definiert, indem basierend auf den herausgearbeiteten Anforderungen Zielprozesse entwickelt werden und hierbei auch unternehmensspezifische Sonderprozesse sowie Systemschnittstellen innerhalb der bestehenden Systemlandschaft berücksichtigt werden.

Die zweite Phase umfasst die Erarbeitung des Lastenheftes sowie das Zusammenstellen möglicher Softwareanbieter inkl. der Ansprechpartner:innen. Für die Erstellung des Lastenheftes wird ein Best-Practice-Lastenheft um unternehmensspezifische Punkte ergänzt. Zudem werden Bewertungskriterien erarbeitet, mit deren Hilfe der Anbieterpool in der abschließenden Phase bewertet werden kann.

Die letzte Phase des Vorgehens sieht die Begleitung des Ausschreibungsprozesses sowie die finale Anbieterauswahl vor. Hierfür erfolgt die Planung des Ausschreibungsverfahrens und die Erstellung von notwendigen Unterlagen. Im Anschluss an die Anbieterpräsentationen erfolgt die Konsolidierung der Ergebnisse sowie die Bewertung der Softwareanbieter auf Basis der zuvor definierten Bewertungskriterien.

Phasenübergreifend wird ein umfassendes Stakeholdermanagement sichergestellt, um die Anforderungen jeder Interessensgruppe adäquat zu berücksichtigen.

Unsere Angebotspakete auf einem Blick

Starter Advanced
Vorstellung Kernfunktionalitäten der einzelnen Softwarekomponenten inkl. Marktüberblick aus KPMG Atlas X X
Ableitung der zentralen Anforderung X X
Durchführung Innovationsradar basierend auf Unternehmensanforderungen   X
Ausarbeitung des Zielbildes und Prozesszuordnung X X
Ableitung der unternehmensspezifischen Sonderprozesse inkl. der Systemschnittstellen   X
Vorstellung Best Practice Lastenheft X X
Unternehmenspezifische Erweiterung des Best Practive Lastenhfets   X
Abstimmung Bewertungskritierien Entscheidungsmatrix inkl. Definition KO-Kriterien   X
Definition von Anwendungsfällen für das Proof-of-Concept X X
Durchführung Marktscreening und Identifikation Anbieter-Ansprechpartner   X
Planung Ausschreibungsverfahren & Strukturierung Anbieterauswahl X X
Erstellung Briefing-Pakete für Anbieter   X
Begleitung der Anbieter Q&A Session   X
Vorbereitung und Morderation der Anbieterpräsentation   X
Konsolidierung der Ergebnisse und Anbieterbewertung   X

Zusatzpakete

Paketspezifische Inhalte auf Anfrage

Business Case Berechnung

Cloud IT Sicherheitscheck

Vertragsverhandlungen

Planung der Implementierung

Change Management Begleitung

Fordern Sie Ihr individuelles Angebot an

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