Softwareauswahl für HRM

Was ist ein HRM-System

Die fortschreitende Digitalisierung betrifft zunehmend auch das Human Resource Management. Zahlreiche Arbeitsprozesse im Bereich HR sind administrativer Natur und werden bisher noch manuell sowie papierbasiert ausgeführt. Die meisten Unternehmen verfügen über eine große Anzahl historisch gewachsener Prozesse mit einem hohen Anteil an analogen Daten. Für die Mitarbeiter:innen bedeutet dies hohe Prozesskosten mit einem geringen Anteil an wertschöpfenden Aktivitäten. Darüber hinaus führt dies auch zu Intransparenz, Qualitätseinbußen aufgrund von hohen Fehleranfälligkeiten manueller Tätigkeiten, deutlich verlängerten Durchlaufzeiten von Prozessen und geringer Mitarbeitendenzufriedenheit, insbesondere in den HR-Abteilungen. Zuletzt lässt sich auch mittels ganzheitlicher HRM-Softwarelösungen die Mitarbeitenden-Betreuungsquote um bis zu 35 % effizienter gestalten.

Bei einer HRM-Software handelt sich um digitale Applikationen, welche die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen in der Personalverwaltung möglich machen. Dabei gibt es unterschiedliche Anwendungsgebiete von HRM-Softwarelösungen. Grundsätzlich ermöglicht eine HRM-Software, Mitarbeitende entlang des gesamten Employee Lifecycles, das heißt von der Einstellung bis hin zum Austritt, abzubilden und die HR-Abteilung in ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen bzw. zu entlasten. Hierbei spannen sich die Anwendungsgebiete von der Digitalisierung klassischer HR-Admin-Tätigkeiten, das heißt der Erfassung und Pflege von Mitarbeitendenstammdaten, Abwesenheiten und Arbeitszeiten durch Self-Services, bis hin zu einem digitalen Talentmanagement im Sinne von Recruiting, Learning, Performance und Feedback Management.

HRM Softwareauswahl Whitepaper

Unsere Experten und Expertinnen von KPMG geben einen ersten Überblick über den HRM-Markt und zeigen Ihnen auf, was Sie bei der Anbieterauswahl beachten sollten.
Zur Markteinschätzung

HRM-Software umfasst aber auch digitales Wissensmanagement, digitale Personalakten in Verbindung mit Dokumentenmanagement und virtuelle Assistenten. Zuletzt ist die Erfassung und Auswertung von People Analytics sowie Reportings ein zunehmend wachsendes Feld im Bereich der HRM-Softwarelösungen..

Zusammenfassend bedeutet dies, dass die HR-Abteilung nicht nur aufgrund effizienterer Betreuungsquoten, sondern auch durch moderne technologische Möglichkeiten ihren wertschöpfenden Beitrag im Unternehmen auf eine neue Ebene heben kann.

Typische Herausforderungen

People

Es besteht oft Widerstand gegen die Entscheidung eine HRM-Software einzuführen. Dies lässt sich auf fehlende Erfahrungen mit Systemen und Softwareprogrammen, Misstrauen gegenüber datengesteuerter Entscheidungsfindungen oder einer unrealistischen Erwartungshaltung an die Software zurückführen. Häufig sind die notwendigen Skills und Qualifikationen in der Belegschaft nicht vorhanden. Zusätzlich betrifft die Einführung einer neuen HRM-Software nicht nur die HR-Abteilung, sondern auch alle anderen Abteilungen, die in HR-Themenstellungen involviert sind. Auch auf Managementebene wird der Sense of Urgency oftmals vernachlässigt und es mangelt an einer passenden Unternehmenskultur.

Markt

Die Angebotsvielfalt von HRM-Softwarelösungen und die ungenügende Erfahrung bei der Systemauswahl erschweren die Entscheidungsfindung für eine HRM-Software. Es fehlt sowohl ein umfassender Marktüberblick als auch eine Entscheidungsgrundlage für eine Best-of-Breed- oder Best-of-Suite-Strategie, welche die Auswahl von geeigneten Anbietern möglich machen. Dabei spielen auch die rechtlichen Hürden, wie etwa DSGVO, Arbeitsrecht, Cyber Security oder die Datenhoheit bei der Cloud, eine zentrale Rolle.

Strategie

Die Einführung von HRM-Softwareanwendungen führt zu einer Neudefinition des Zielbetriebsmodells der HR-Organisation. Darüber hinaus müssen bestehende Prozesse revidiert und neugestaltet werden. Dabei ergeben sich zentrale Herausforderungen, denn oftmals sind keine detaillierten Prozessaufnahmen vorhanden oder historisch gewachsene Prozesse sind zu heterogen und komplex, als dass ein Überblick geschaffen werden kann. Durch die Neuausrichtung des Zielbetriebsmodells müssen auch die KPIs der HR-Abteilung neu definiert werden, die auf der einen Seite den neuen Wertbeitrag von HR akkurat bemessen und auf der anderen Seite in Übereinstimmung mit der Unternehmensstrategie sein sollen.

Technologie

Oft ist der digitale Reifegrad der HR-Abteilung noch nicht hinreichend gegeben und/oder Systemlandschaften sind heterogen, was zu einer Vielzahl an Schnittstellen führt. Diese müssen darüber hinaus regelmäßig überprüft werden, um sicherstellen zu können, dass die Daten vollständig und richtig übertragen werden. Auch wird die Nutzung der verfügbaren Daten und die Ausschöpfung des Potenzials dadurch stark erschwert. Durch die Neueinführung einer HRM-Software muss auch im Detail geklärt werden, wann, wie und ob Altsysteme abgeschaltet werden sollten, und ob es in diesem Kontext erst einmal sinnvoller wäre, einzelne Module schrittweise zu implementieren. Zuletzt müssen auch Entscheidungen bezüglich notwendiger Zusatzsoftware getroffen werden, um das Potenzial der neuen HRMS-Lösung vollständig auszuschöpfen.

Der Markt der Softwareanbieter

Die Vielzahl der Softwareanbieter auf dem HRMS-Markt können in die folgenden sechs Kategorien unterteilt werden: Anbieter von übergreifenden HRMS-Lösungen, Anbieter von administrativen Lösungen, Anbieter von serviceorientierten Lösungen, Anbieter von Talent-Management-Lösungen, Anbieter von Personaleinsatzplanungs-Lösungen, sowie Anbieter von digitalen Dokumentenmanagement/e-signature-Lösungen*.

Die großen Softwareanbieter bieten in ihren Systemen im Wesentlichen alle Kategorien an und diese können als umfassend integrierte Lösung eingeführt werden. Diese Anbieter haben auch die Möglichkeit, auf individuelle und branchenspezifische Anforderungen einzugehen.

* Kategorisierung basierend auf Cerrato, J., Pang, C., Freyermuth, J., Hanscome, R., Grinter, S., Chandra, R., Grainger, A., Kostoulas, J., Poitevin, H. (March 3, 2021) “Magic Quadrant for Cloud HCM Suites for 1,000+ Employee Enterprises”, Gartner Inc., ID: G00463465: 1-34

Dieses Vorgehen hat sich bewährt

Datenschutz
Phase 1
Zielbild
Phase 2
Lastenheft & Anbieterpool
Phase 3
Ausschreibung & Anbieterauswahl
Vorstellung der Kernfunktionalitäten der Softwarekomponenten incl. Marktüberblick aus KPMG Atlas
Ableitung der zentralen Anforderungen
Durchführung Innovationsradar basierend auf Unternehmensanforderungen
Ausarbeitung des Zielbildes und Prozesszuordnung
Ableitung der unternehmens-spezifischen Sonderprozesse incl. der System - Schnittstellen
Vorstellung Best Practice Lastenheft
Unternehmensspezifische Erweiterung des Best Practice Lastenhefts
Abstimmung Bewertungskriterien für Entscheidungsmatrix inkl. Definition KO-Kriterien
Definition von Anwendungsfällen für das Proof-of-Concept
Durchführung Marktscreening und Identifikation Anbieter- Ansprechpartner
Planung des Ausschreibungsverfahrens und Strukturierung der Anbieterauswahl
Erstellung Briefing Pakete für Anbieter
Begleitung der Anbieter Q&A Session
Vorbereitung und Moderation der Anbieterpräsentationen
Konsolidierung der Ergebnisse und Anbieterbewertung
Entlang jeder Phase achten wir auf ein umfassendes Stakeholder-Management, um die Anforderungen jeder Interessensgruppe adäquat zu berücksichtigen.

Unser Vorgehen erklärt

Um aus dieser Vielzahl an Systemanbietern das System zu identifizieren, welches die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens bestmöglich erfüllt, bedarf es einer detaillierten Analyse. Hierbei ist es wichtig, die eigenen Anforderungen, Ziele, Prozesse und Strukturen zu kennen, damit der Anbieter mit dem besten Fit ausgewählt werden kann.

Bei diesem Softwareauswahlprozess unterstützt Sie unser Vorgehen, welches sich in die drei Phasen Zielbild, Lastenheft und Anbieterpool sowie Ausschreibung und Anbieterauswahl unterteilt. In der ersten Phase wird das Zielbild definiert, indem basierend auf den herausgearbeiteten Anforderungen Zielprozesse entwickelt werden und hierbei auch unternehmensspezifische Sonderprozesse sowie Systemschnittstellen innerhalb der bestehenden Systemlandschaft berücksichtigt werden.

Die zweite Phase umfasst die Erarbeitung des Lastenheftes sowie das Zusammenstellen möglicher Softwareanbieter inkl. der Ansprechpartner:innen. Für die Erstellung des Lastenheftes wird ein Best-Practice-Lastenheft um unternehmensspezifische Punkte ergänzt. Zudem werden Bewertungskriterien erarbeitet, mit deren Hilfe der Anbieterpool in der abschließenden Phase bewertet werden kann.

Die letzte Phase des Vorgehens sieht die Begleitung des Ausschreibungsprozesses sowie die finale Anbieterauswahl vor. Hierfür erfolgt die Planung des Ausschreibungsverfahrens und die Erstellung von notwendigen Unterlagen. Im Anschluss an die Anbieterpräsentationen erfolgt die Konsolidierung der Ergebnisse sowie die Bewertung der Softwareanbieter auf Basis der zuvor definierten Bewertungskriterien.

Phasenübergreifend wird ein umfassendes Stakeholdermanagement sichergestellt, um die Anforderungen jeder Interessensgruppe adäquat zu berücksichtigen.

Unsere Angebotspakete auf einem Blick

Starter Advanced
Vorstellung Kernfunktionalitäten der einzelnen Softwarekomponenten inkl. Marktüberblick aus KPMG Atlas X X
Ableitung der zentralen Anforderung X X
Durchführung Innovationsradar basierend auf Unternehmensanforderungen   X
Ausarbeitung des Zielbildes und Prozesszuordnung X X
Ableitung der unternehmensspezifischen Sonderprozesse inkl. der Systemschnittstellen   X
Vorstellung Best Practice Lastenheft X X
Unternehmenspezifische Erweiterung des Best Practive Lastenhfets   X
Abstimmung Bewertungskritierien Entscheidungsmatrix inkl. Definition KO-Kriterien   X
Definition von Anwendungsfällen für das Proof-of-Concept X X
Durchführung Marktscreening und Identifikation Anbieter-Ansprechpartner   X
Planung Ausschreibungsverfahren & Strukturierung Anbieterauswahl X X
Erstellung Briefing-Pakete für Anbieter   X
Begleitung der Anbieter Q&A Session   X
Vorbereitung und Morderation der Anbieterpräsentation   X
Konsolidierung der Ergebnisse und Anbieterbewertung   X

Zusatzpakete

Paketspezifische Inhalte auf Anfrage

Business Case Berechnung

Cloud IT Sicherheitscheck

Vertragsverhandlungen

Planung der Implementierung

Change Management Begleitung

Fordern Sie Ihr individuelles Angebot an

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