Automatisierte Erfassung von Doppelbuchungen durch RPA
Die Automatisierung ist ein wesentlicher Bestandteil der Prozessoptimierung, vor allem, wenn es um die Nutzung des komplexeren SAP-Systems geht. Die SAP-Anwender sind mit Ihren Arbeitsroutinen oftmals eng vertraut und erkennen das Potenzial durch die Automatisierung von SAP Interaktionen. Meist fehlen Ihnen jedoch die technischen Fähigkeiten, um Ihre Ideen umzusetzen. So stand auch ein nationaler Energieversorger vor der Herausforderung den Prozess zur Erkennung von Doppelbuchungen in der Kontoauszugsverarbeitung zu automatisieren.
Durch KPMG's langjährige Expertise im Bereich der intelligenten Automatisierung konnte bereits einer Vielzahl an Kunden dabei geholfen werden den Automatisierungsgrad der internen Prozesslandschaft zu erhöhen um so mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben zu ermöglichen. Da der Prozess zur Erkennung von Doppelbuchungen einer repetitiven Struktur folgt, war das Automatisierungsniveau in diesem Fall dementsprechend hoch.
Ausgangslage des Kunden
Die Mitarbeiter mussten die Identifikation der Doppelbuchungen, also den Ausgleich einzelner Positionen im SAP-System manuell durchführen. Nachdem der Mitarbeiter auf Doppelbuchung gestoßen ist, wurden die entsprechenden Stammdaten in einem neuen SAP Modus bearbeiten, um so die Buchung der Auszugsposition durchzuführen. Zum Abschluss des Prozesses musste der Mitarbeiter die Debitor Einzelposition, sowie einen dazugehörigen Barcode erstellen, ausdrucken und archivieren.
Umsetzung durch KPMG
Durch den Austausch mit dem Kunden und dem Erhalt einer sogenannten Klickdokumentation, konnte KPMG eine detaillierte Prozessdokumentation auf der Basis von BPMN 2.0 erstellen. Diese Modellierung diente zunächst als Analysegrundlage und im Laufe des Projektes auch als Vorlage für die Programmierung eines entsprechenden RPA-Bots. Nachdem der Bot in Abstimmung mit dem Kunden erfolgreich programmiert und getestet werden konnte, wurde der neue automatisierte Prozess in die Prozesslandschaft integriert.
Der Zielzustand
Im automatisierten Prozess wird der Bot angestoßen, sobald er eine entsprechende Benachrichtigung der Finanzabteilung via Outlook erhält. Bei erfolgreicher Identifikation von Doppelbuchungen führt er die Buchung der Auszugsposition selbständig durch, speichert die gebuchte Position in der sogenannten Einzelpostenliste und erzeugt einen entsprechenden Barcode als PDF Datei. Zum Abschluss verschickt der Bot alle relevanten Dateien per Mail und schließt bei erfolgreicher Verbuchung aller Positionen alle durch den Bot geöffneten Programme.
Zu erwartender Nutzen durch RPA:
- Reduktion von Bearbeitungsfehlern
- Reduzierte Prozesskosten
- Unmittelbare Effizienzerhöhung
- Umgehende Qualitätssteigerung
- Strikte Einhaltung von Compliance