Digitalisierung des Antragsprozesses für Schülertickets
Manuelle Prozesse sind der Haupttreiber für Ineffizienz und enden nicht selten in langen Durchlaufzeiten, Bearbeitungsfehlern und Intransparenz. So sah sich auch ein Mandant aus dem öffentlichen Sektor vor der Herausforderung eines Ihrer manuellen Prozesse zu digitalisieren. Durch die langjährige Erfahrung und tiefgreifende Expertise mit RPA (=Robotic Process Automation) konnte KPMG hier durch eine zielgerechte Digitalisierung helfen.
Die Herausforderung
Im Fokus der Automatisierung stand der Antragsprozess von Schülertickets für den öffentlichen Nahverkehr. Der Prozess war gekennzeichnet durch eine Vielzahl von manuellen Prozess-Schritten, vielen Prozessbeteiligten und wies somit alle der genannten Nachteile auf.
Der Schüler besuchte zuerst die Website des Verkehrsunternehmens um die persönlichen Daten anzugeben und mit dem Ausdruck zum Sekretariat der Schule zu gehen. Die Schule füllte dann die Schulbescheinigung aus und schickte diese mit der Post zur weiteren Bearbeitung zum Schulverwaltungsamt. Nachdem das Amt die Infos der Bescheinigung manuell ins System eingetragen hat, wurde der bearbeitete Antrag per Post an das Transportunternehmen gesendet. Hier wurden die Anträge erneut manuell ins System eingegeben und schlussendlich konnten die Tickets im Anschluss erstellt und an die Schüler geschickt werden.
Unser Konzept
Durch KPMG's Center of Excellence konnte der bürokratische Aufwand und Wartezeiten reduziert werden, Bearbeitungsfehler vermieden und eine schnellere Interaktion der beteiligten gefördert werden. Der durch RPA beschleunigten Prozess sieht nun wie folgt aus:
Nun beantragt der Schüler das Ticket über das vom Verkehrsverbund erstellte Onlinesystem für Schüler ticket Anträge. Nachdem alle Informationen in das Portal eingetragen wurden, werden die Daten elektronisch an das Schulverwaltungsamt übermittelt. Im automatisierten Prozess nimmt der Software Roboter die Anträge entgegen und schickt alle Anträge an das Schülerdatenverzeichnis. Jetzt prüft der Bot ob alle Bedingungen der Schülerin erfüllt sind, sprich der Schulnachweis, die Altersgrenze, die Distanz und wie viele Geschwister der Schüler hat. Wenn alle Bedingungen erfüllt sind, schickt der Bot den Antrag elektronisch an das öffentliche Transportunternehmen. Hier nimmt ein weiterer Bot den Antrag entgegen und erstellt und QR Code der als elektronisches Schülerticket verwendet wird. Der Bot schickt diesen QR Code nun direkt an das Handy des Schülers.
Das Center of Excellence ermöglichte so unter der Anwendung von state-of-the-art RPA Software Lösungen einen transparenten Prozess mit niedrigen Durchlaufzeiten und geringem bürokratischen Aufwand. So können sich die Verwaltungsmitarbeiter wieder wertschöpfenden Tätigkeiten widmen.
Zu erwartender Nutzen durch RPA:
- Reduktion von Bearbeitungsfehlern
- Reduzierte Kosten
- Unmittelbare Effizienzerhöhung
- Umgehende Qualitätssteigerung
- Strikte Einhaltung von Compliance