Automatisierung der Bestellabwicklung

In diesem Prozess sind der Mitarbeiter, der Vorgesetze und die Einkaufsabteilung involviert. Der Prozess beginnt, wenn ein Mitarbeiter der Organisation eine Bürobedarfsanfrage einreicht.

Sobald die Anforderung registriert ist, geht die Anfrage beim unmittelbaren Vorgesetzten ein. Der Supervisor muss die Genehmigung erteilen und Änderungen anfordern oder ablehnen. Wenn die Anfrage abgelehnt wird, dann wird der Mitarbeiter mit dem Ablehnungsgrund informiert und der Prozess wird beendet. Wenn für die Anforderung Änderungen erforderlich sind, wird sie an den Mitarbeiter zurückgesendet, der die Anfrage überprüfen und ändern kann. Wenn die Anfrage genehmigt wird, geht sie an die Einkaufsabteilung, die für die Rechnungen und Auswahl eines Lieferanten sowie die Kaufbestellung zuständig ist.

Die Einkaufsabteilung wählt nach dem Erhalt der Rechnungen einen Lieferanten aus. Zunächst wird der Einkaufsantrag erstellt, der eventuell die Genehmigung vom Manager benötigt. Wenn keine Genehmigung vom Manager benötigt wird, kann die Bestellung direkt an den Lieferanten verschickt werden; sonst muss der Manager die Bestellung genehmigen. Falls die Bestellung abgelehnt wird, muss die Bestellung erneut angepasst werden.