Ausschreibungsmanagement

Ausschreibungsmanagement

Die Flut an täglich verfügbaren Ausschreibungen stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen den Fokus auf relevante Themen zu setzen. Unsere Lösung für die automatisierte Ausschreibungsverarbeitung unterstützt Sie bei der Steigerung Ihrer Conversion Rate und schafft Transparenz.

Hintergrund 

Sowohl die Anzahl als auch die Komplexität von Vergaben und Ausschreibungen am deutschen Markt ist hoch. Eine detaillierte und manuelle Vorabprüfung auf Relevanz für das Unternehmen ist sehr zeitintensiv. Hierfür gibt es in der Regel keine zentrale Stelle innerhalb des Unternehmens und dementsprechend werden Ausschreibungen meist nur auf individueller Basis abgerufen.

Immer wieder kommt es daher dazu, dass Angebote zu spät oder auch nicht vollständig eingereicht werden und dadurch eine Beauftragung nicht stattfindet. Gravierender noch, die Priorisierung der zu erstellenden Angebote wird falsch gewählt und zu wenig Zeit in die für das Unternehmen bedeutsameren Ausschreibungen gesteckt. Dadurch entgehen Unternehmen wertvolle Aufträge.

Die Herausforderung 

Die wesentliche Herausforderung im Prozess der Angebotserstellung besteht schon in der ersten Sichtung der Ausschreibungen zur Einschätzung, ob eine Angebotserstellung gestartet werden soll. Die Ausschreibungen müssen durch relevante Rahmenbedingungen gefiltert und im Anschluss dem richtigen Bereich zugewiesen werden. Im weiteren Verlauf erfolgt die Erstellung eines Angebotes, durch die Unterstützung meist mehrerer Fachabteilungen, welche es zu koordinieren gilt. Dieser Prozess kann zu langen Bearbeitungszeiten und unzureichender bzw. fehlerhafter Priorisierung führen. 
Im gesamten Prozess von der Ausschreibungs-sondierung bis zur Angebotsabgabe beschränkt sich die IT Unterstützung in vielen Unternehmen auf Excel und teilweiser Nutzung von Datenbanken. Im Regelfall sind diese Anwendungen jedoch eine bessere Datensammlungsstelle mit manueller Eingabefunktionalität. 

Hier den Überblick zu behalten, welche Unterlagen in welchem Zeitraum eingereicht werden müssen, ist für die zuständigen Fachbereiche ein immenser Aufwand.

Wäre nicht gerade für diesen Ausschreibungs-/Vergabeprozess eine automatisierte Datenerfassung und die Nutzung von Maschine Learning Komponenten, wie einer automatisierten Einstufung der Relevanz einer Ausschreibung für das bietende Unternehmen interessant?

Unsere Lösung

KPMG hat eine Lösung für die automatisierte Verarbeitung von Ausschreibungen entwickelt. KPMG Ignite ist eine KI-Plattform mit einer modularen Komponenten-architektur, die sich in bestehende Prozesse integrieren lässt. Sie nutzt fortschrittliche Analysealgorithmen, um Daten und Wissen aus Ausschreibungen zu verarbeiten und so Entscheidungen zu verbessern, zu beschleunigen und zu automatisieren. Unsere Lösung extrahiert alle relevanten Attribute eines Vertrages und stellt diese in Form eines Ergebnisses für die Optimierung des weiteren Unternehmensprozesses zur Verfügung.

Im ersten Schritt werden die Bilddateien oder PDF-Dateien in ein maschinell lesbares Format konvertiert. Die Ausschreibungen werden in unterschiedliche  Kategorien (Ausschreibungstypen) wie ‚öffentlich‘ oder ‚gewerblich‘ unterteilt. Abhängig vom Ausschreibungstyp wird jede Ausschreibung im zweiten Schritt nach spezifischen Attributen und Paragraphen durchsucht.
Die hieraus abgeleiteten Informationen wie Ausschreibungsinhalte, Konditionen, Abgabefristen, benötigte Referenzen etc. schaffen an zentraler Stelle im Unternehmen Transparenz und erlauben eine optimierte Prozessgestaltung
In diesem Zuge können die folgenden Aspekte verbessert werden:


  • Datenübernahme aus öffentliche Vergabestellen
  • Datenauslesung von Ausschreibungen
  • Priorisierung von Vergaben
  • Routing an den passenden Ansprechpartner
  • Relevante Fristen und Daten auf einen Blick
  • Datenzusammenführung von verschiedene Fachbereichen zur Angebotserstellung
  • Checkliste für die einzureichenden Daten/ Formulare

Ihr Mehrwert

Die automatisierte Verarbeitung von Ausschreibungen eröffnet viele Vorteile:

  • KPMG bieten Ihnen eine effiziente und kostengünstige Extraktion Ihrer Ausschreibungen. Sie erhalten qualitätsgesicherte und strukturierte Ausschreibungsdaten, die Sie direkt weiterverarbeiten können.
  • Ausschreibungen können ohne zeitlichen und inhaltlichen Mehraufwand klassifiziert und priorisiert werden.
  • Sämtliche Ausschreibungsattribute aller Ausschreibungen sind zentral verfügbar und mit den Originalausschreibungen verlinkt.
  • Das System wird von KPMG-Ausschreibungsxperten betreut.
Zusätzliche Unterstützungsleistungen durch unsere  Spezialisten können bei Bedarf gerne zur Verfügung  gestellt werden.

 

 

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Ausschreibungsmanagement

Okt 14, 2020, 12:58
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