Ausschreibungsmanagement
Die Flut an täglich verfügbaren Ausschreibungen stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen den Fokus auf relevante Themen zu setzen. Unsere Lösung für die automatisierte Ausschreibungsverarbeitung unterstützt Sie
bei der Steigerung Ihrer Conversion Rate und schafft Transparenz.
Hintergrund
Sowohl die Anzahl als auch die Komplexität von Vergaben und Ausschreibungen am deutschen Markt ist hoch. Eine detaillierte und manuelle Vorabprüfung auf Relevanz für das Unternehmen ist sehr zeitintensiv. Hierfür gibt es in der Regel
keine zentrale Stelle innerhalb des Unternehmens und dementsprechend werden Ausschreibungen meist nur auf individueller Basis abgerufen.
Immer wieder kommt es daher dazu, dass Angebote zu spät oder auch nicht vollständig eingereicht werden und dadurch eine Beauftragung nicht stattfindet. Gravierender noch, die Priorisierung der zu erstellenden Angebote wird falsch gewählt
und zu wenig Zeit in die für das Unternehmen bedeutsameren Ausschreibungen gesteckt. Dadurch entgehen Unternehmen wertvolle Aufträge.
Die Herausforderung
Die wesentliche Herausforderung im Prozess der Angebotserstellung besteht schon in der ersten Sichtung der Ausschreibungen zur Einschätzung, ob eine Angebotserstellung gestartet werden soll. Die Ausschreibungen müssen durch relevante Rahmenbedingungen
gefiltert und im Anschluss dem richtigen Bereich zugewiesen werden. Im weiteren Verlauf erfolgt die Erstellung eines Angebotes, durch die Unterstützung meist mehrerer Fachabteilungen, welche es zu koordinieren gilt. Dieser Prozess kann zu langen
Bearbeitungszeiten und unzureichender bzw. fehlerhafter Priorisierung führen.
Im gesamten Prozess von der Ausschreibungs-sondierung bis zur Angebotsabgabe beschränkt sich die IT Unterstützung in vielen Unternehmen auf Excel und teilweiser Nutzung von Datenbanken. Im Regelfall sind diese Anwendungen jedoch eine bessere
Datensammlungsstelle mit manueller Eingabefunktionalität.
Hier den Überblick zu behalten, welche Unterlagen in welchem Zeitraum eingereicht werden müssen, ist für die zuständigen Fachbereiche ein immenser Aufwand.
Wäre nicht gerade für diesen Ausschreibungs-/Vergabeprozess eine automatisierte Datenerfassung und die Nutzung von Maschine Learning Komponenten, wie einer automatisierten Einstufung der Relevanz einer Ausschreibung für das bietende
Unternehmen interessant?
Unsere Lösung
KPMG hat eine Lösung für die automatisierte Verarbeitung von Ausschreibungen entwickelt. KPMG Ignite ist eine KI-Plattform mit einer modularen Komponenten-architektur, die sich in bestehende Prozesse integrieren lässt. Sie nutzt fortschrittliche
Analysealgorithmen, um Daten und Wissen aus Ausschreibungen zu verarbeiten und so Entscheidungen zu verbessern, zu beschleunigen und zu automatisieren. Unsere Lösung extrahiert alle relevanten Attribute eines Vertrages und stellt diese in Form
eines Ergebnisses für die Optimierung des weiteren Unternehmensprozesses zur Verfügung.
Im ersten Schritt werden die Bilddateien oder PDF-Dateien in ein maschinell lesbares Format konvertiert. Die Ausschreibungen werden in unterschiedliche Kategorien (Ausschreibungstypen) wie ‚öffentlich‘ oder ‚gewerblich‘
unterteilt. Abhängig vom Ausschreibungstyp wird jede Ausschreibung im zweiten Schritt nach spezifischen Attributen und Paragraphen durchsucht.
Die hieraus abgeleiteten Informationen wie Ausschreibungsinhalte, Konditionen, Abgabefristen, benötigte Referenzen etc. schaffen an zentraler Stelle im Unternehmen Transparenz und erlauben eine optimierte Prozessgestaltung
In diesem Zuge können die folgenden Aspekte verbessert werden:
- Datenübernahme aus öffentliche Vergabestellen
- Datenauslesung von Ausschreibungen
- Priorisierung von Vergaben
- Routing an den passenden Ansprechpartner
- Relevante Fristen und Daten auf einen Blick
- Datenzusammenführung von verschiedene Fachbereichen zur Angebotserstellung
- Checkliste für die einzureichenden Daten/ Formulare
Ihr Mehrwert
Die automatisierte Verarbeitung von Ausschreibungen eröffnet viele Vorteile:
- KPMG bieten Ihnen eine effiziente und kostengünstige Extraktion Ihrer Ausschreibungen. Sie erhalten qualitätsgesicherte und strukturierte Ausschreibungsdaten, die Sie direkt weiterverarbeiten können.
- Ausschreibungen können ohne zeitlichen und inhaltlichen Mehraufwand klassifiziert und priorisiert werden.
- Sämtliche Ausschreibungsattribute aller Ausschreibungen sind zentral verfügbar und mit den Originalausschreibungen verlinkt.
- Das System wird von KPMG-Ausschreibungsxperten betreut.
Zusätzliche Unterstützungsleistungen durch unsere Spezialisten können bei Bedarf gerne zur Verfügung gestellt werden.
