Contract Lifecycle Management im Einkauf

Vertragsmanagement im Einkauf

Herausforderungen im Einkauf:

Grundlage von Lieferantenbeziehungen sind abgeschlossene Verträge. Die genaue Kenntnis und Transparenz über diese Verträge und das damit einhergehende Wissen über Gestaltungsmöglichkeiten, Chancen und Risiken sind für den Einkauf unverzichtbar.

Gespräche mit unseren Kunden zeigen, dass der Einkauf mit vielen Herausforderungen im Umgang mit Verträgen konfrontiert ist:

„Preislisten, Fristen und andere relevante Vertragsinhalte werden nicht automatisiert in die bestehende Systemlandschaft überführt“

„Aufgrund der fehlenden Transparenz sind Auswertungen unvollständig und zeitaufwändig“

„Uns fehlt das rechtliche Know-how in der Vertragserstellung, die Rechtsabteilung ist überlastet“

„Die Bewirtschaftung meiner Verträge ist ineffizient und bindet Ressourcen“

Besteht der Anspruch des Einkaufs in jede Vertragserstellung, ohne jegliche Form der Standardisierung involviert zu sein, übersteigen schnell selbst einfache Vertragsanfragen vorhandene Kapazitäten. Im Falle von komplexen Geschäftsbeziehungen binden langwierige Verhandlungen und die wiederkehrende manuelle Prüfung von Änderungen in den entsprechenden Vertragsentwürfen Ressourcen und verzögern die nachgelagerten Aktivitäten der gesamten Wertschöpfungskette. Wird die Einkaufsabteilung zudem nicht involviert, bleiben oftmals bereits verhandelte Konditionen, Rabatte oder bestehende Rahmenverträge ungenutzt. Zusätzlich können erhebliche Risken z.B. durch die Nutzung veralteter Vorlagen oder Unwissenheit bezüglich rechtlicher Vorgaben entstehen.
Ist ein Vertrag geschlossen, gilt es diesen zu überwachen und sicherzustellen, dass alle Leistungen abgerufen und Verpflichtungen fristgerecht nachgekommen wird. In Verträgen steckt großes Potential, bestehende Geschäftsbeziehungen zu optimieren. Voraussetzung hierfür ist jedoch die volle Transparenz und Kontrolle über die im Unternehmen geschlossenen Verträge.

Die Lösung: ganzheitliches Vertragsmanagement

Systemanbieter haben diese Herausforderungen erkannt und es etablieren sich eine Vielzahl unterschiedlicher Lösungen am Markt. Die Systeme variieren sowohl hinsichtlich des fokussierten Einsatzgebietes (Sell-Side-, Buy-Side-, Enterprise-Verträge) als auch im Hinblick auf die Deployment-Optionen (On-Premise, Cloud, Hybrid). Die Angebote reichen von eigenständigen Software-Systemen (z.B. KPMG CLMS) über CLM Module integriert in ERP-Systemen (z.B. SAP ECM&A, Icertis) bis hin zu Einkaufsplattformen mit vollintegriertem Vertragsmanagement (z.B. Coupa CLM).
Zudem variieren die Lösungen stark hinsichtlich ihrer Funktionalität und der damit einhergehenden Kosten für Implementierung und Lizenzen.

Unser Ansatz:

Wir unterstützen ganzheitlich bei (individuellem) Design, Einführung und Optimierung eines ganzheitlichen Vertragsmanagements entlang des gesamten Vertrags-Lebenszyklus aus prozessualer, organisatorischer, juristischer und technologischer Perspektive.
Mit unserem dedizierten KPMG Vertragsmanagement-Ansatz unterstützen wir nicht nur dabei das passende System auszuwählen, sondern bereits im Vorfeld bei der Definition von Anforderungen sowie der Konzeption der erforderlichen Prozesse und Strukturen. Im Austausch mit dem ausgewählten Systemanbieter sorgen wir für die reibungslose Implementierung der Systemlösung und Operationalisierung der Prozesse.

So helfen wir dem Einkauf Kosten und Risiken zu minimieren und gleichzeitig Effizienz, Effektivität, Qualität und Transparenz zu steigern. Konkret:

• Mehr Kontrolle über die im Unternehmen geschlossenen Verträge zu erlangen,
• Vertragsanfragen besser bewältigen zu können und mit einer gestärkten Position in Vertragsverhandlungen zu starten,
• Effizienzsteigerungen im Rahmen der Vertragserstellung und Bewirtschaftung zu erzielen und
• Vollumfängliche Transparenz in der Vertragslandschaft zu schaffen.

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