2 Personen schütteln sich die Hände

Chancen und Herausforderungen im Vertragsmanagement

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US-Dollar kostet die Erstellung und Verwaltung eines durchschnittlichen Standardvertrages.

Quelle: Contract Lifecycle Management 2021

Personentage benötigt es, um die Datenextraktion und -analyse für 100.000 Verträge eines Konzernes zu bewältigen.

Quelle: Contract Analytics 2019

Prozent der Unternehmen in Deutschland haben keine digitalisierten Papierakten.

Quelle: Contract Analytics 2019

Ziele des ganzheitlichen Contract Lifecycle Managements​


1

Effizienzsteigerungen im Rahmen der Vertragserstellung und Bewirtschaftung 


2

Vollumfängliche Transparenz über alle Vertragsinformationen


3

Kontrolle und Sicherheit über im Unternehmen geschlossene Verträge​

Unser ganzheitlicher Beratungsansatz

Grafik ganzheitlicher Beratungsansatz

Unser ganzheitlicher Beratungsansatz

Grafik ganzheitlicher Beratungsansatz

Unsere Beratung beginnt mit einer Bestandsaufnahme und Bewertung des Vertragsmanagement-Reifegrads in Ihrem Unternehmen und der Evaluation von Risiken und Optimierungspotenzialen. Auf Basis dieser Analyse entwickeln wir gemeinsam unternehmensspezifische kurzfristige sowie mittel- bis langfristige Handlungsempfehlungen. Abhängig von Ihren Bedürfnissen und Anforderungen unterstützen wir Sie bei der Konzeption einer Vertragsmanagement-Governance und entsprechender effizienter Prozesse entlang des gesamten Vertragslebenszyklus. Die gemeinsam ausgearbeitete unternehmensweite CLM-Governance, inklusive klar definiertem Rollenkonzept, dokumentieren wir in auf Sie zugeschnittenen Handbüchern, Richtlinien oder Handlungsempfehlungen. Durch Inventarisierung und Analyse der Vertragslandschaft sowie Auswertung relevanter Vertragsinformationen bringen wir Übersicht und Transparenz in Ihre bestehenden Verträge.

Auf Basis unserer umfangreichen Erfahrung mit allen marktführenden Systemanbietern finden wir die für Sie passende Vertragsmanagement-Systemlösung – beginnend bei der Definition Ihrer konkreten Anforderungen, deren Formulierung in einem Lastenheft bis hin zur Auswahl eines konkreten Anbieters.

Nach der Auswahl einer Systemlösung unterstützen wir Sie bei der Implementierung und Integration der VM-Governance sowie Systemlösung in Ihrem Unternehmen. Unterstützung erhalten Sie insbesondere bei der Migration des Vertragsbestands sowie bestehender Vertragsvorlagen. Dabei werden die Vertragsvorlagen aktualisiert und eine Klauselbibliothek erstellt, samt Definition zugehöriger Metadaten sowie Zugriffs- und Genehmigungsberechtigungen je Klausel.


Use Case: Der ganzheitliche Beratungsansatz am Beispiel Einkauf​

Wir unterstützen ganzheitlich bei (individuellem) Design, Einführung und Optimierung eines ganzheitlichen Vertragsmanagements entlang des gesamten Vertrags-Lebenszyklus aus prozessualer, organisatorischer, juristischer und technologischer Perspektive. Mit unserem dedizierten KPMG-Vertragsmanagement-Ansatz unterstützen wir nicht nur dabei das passende System auszuwählen, sondern bereits im Vorfeld bei der Definition von Anforderungen sowie der Konzeption der erforderlichen Prozesse und Strukturen. Im Austausch mit dem ausgewählten Systemanbieter sorgen wir für die reibungslose Implementierung der Systemlösung und Operationalisierung der Prozesse.

So helfen wir, beim Einkauf Kosten und Risiken zu minimieren und gleichzeitig Effizienz, Effektivität, Qualität und Transparenz zu steigern:

  • Mehr Kontrolle über die im Unternehmen geschlossenen Verträge erlangen.
  • Vertragsanfragen besser bewältigen und mit einer gestärkten Position in Vertragsverhandlungen starten.
  • Effizienzsteigerung im Rahmen der Vertragserstellung und Bewirtschaftung erzielen.
  • Vollumfängliche Transparenz in der Vertragslandschaft schaffen.
  •  

Ist die Einführung eines ganzheitlichen Vertragsmanagements für Ihre Organisation wirtschaftlich?

Die Experten und Expertinnen von KPMG stehen Ihnen unverbindlich für eine einstündige kostenfreie Potenzialanalyse zur Verfügung. Nutzen Sie die Gelegenheit und vereinbaren Sie einen Termin.


 

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Weitere Use Cases

Wir helfen Ihnen gerne bei der Implementierung einer ausgereiften Softwarelösung, um das Vertragsmanagement Ihrer Organisation sicher zu verwalten. Damit wir Ihnen das bestmögliche Ergebnis ermöglichen, arbeiten wir eng mit unseren Allianzpartnern zusammen. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie Interesse an weiterführenden Infos zu den jeweiligen Anbietern haben möchten. Unsere Experten von KPMG setzen sich mit Ihnen in Verbindung, um Ihnen eine Demo zu präsentieren und mögliche nächste Schritte zu besprechen.

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Profitieren Sie von der Expertise von KPMG

KPMG hat sich intensiv mit dem Thema Vertragsmanagement auseinandergesetzt, sodass Sie nun davon profitieren können. Werfen Sie einen Blick in verschiedene Whitepaper und Studien, um ein noch umfassenderes Verständnis für das Vertragsmanagement und seine Vorteile zu entwickeln.

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FAQ

Was ist Vertragsmanagement / Contract Lifecycle Management?

Contract Lifecycle Management, oder im Deutschen „Ganzheitliches Vertragsmanagement" genannt, bezeichnet die vollumfängliche Pflege und Steuerung von Vertragsdokumenten über den gesamten Lebenszyklus hinweg. Dabei werden alle Phasen beginnend mit der Erstellung und Verwaltung von Vertragsvorlagen über die Erstellung der Vertragsdokumente (inklusive von Vertragsverhandlungen) bis hin zur Verwaltung und -archivierung abgedeckt. Ein klar definiertes und effizientes Vertragsmanagement kann versteckte Potenziale aus Verträgen ans Licht bringen, Risiken reduzieren und vertragliche Umsatzchancen erhöhen.


Infolge zunehmender globaler Vernetzungen, wachsender Digitalisierung sowie der steigenden Notwendigkeit zur Einhaltung von vertrags- sowie länderspezifischen Regularien sind Unternehmen mit der Steuerung komplexer Vertragslandschaften und -organisationen konfrontiert. Der hohen Komplexität eines ganzheitlichen Vertragsmanagements geschuldet, entstehen zumeist Insellösungen, die den einzelnen Unternehmensbereichen die Arbeit erleichtern, in der Regel jedoch keine Schnittstellen zu anderen Unternehmensfunktionen oder IT-Systemen aufweisen. Hieraus entstehen Risiken durch mangelnde Transparenz, Qualität und erhöhte Kosten durch nicht vorhandene oder ineffiziente Prozesse. Sind Ihnen die folgenden Herausforderungen bekannt?

  • Fehlende Transparenz über Vertragsbeziehungen
  • Unberechenbarkeit rechtlicher Risiken und Konsequenzen
  • Nichterfüllung regulatorischer Anforderungen
  • Hohe Fehleranfälligkeit aufgrund fehlender vertraglicher Expertise und Prüfprozesse
  • Fehlendes Reporting und Fristenmanagement
Ganzheitliches Vertragsmanagement setzt genau bei diesen Herausforderungen an.


Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Contract Managers sind vielfältig und von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich definiert. Grundsätzlich kann jedoch gesagt werden, dass ein Contract Manager für die wesentlichen Vertragsprozesse innerhalb des Vertragslebenszyklus zuständig ist. Das bedeutet: Dieser verantwortet die Erstellung, Genehmigung, Unterschrift sowie die Ausführung des Vertrags und koordiniert die Einbindung von anderen Fachbereichen wie beispielsweise Einkauf, Vertrieb oder Recht. Darüber hinaus kann ein Contract Manager für die Implementierung, Überwachung und Optimierung IT-gestützter Vertragsprozesse zuständig sein. Hierbei stellt der Contract Manager mithilfe des Vertragsmanagementssystems sicher, dass Verträge optimal gestaltet und verhandelt werden. Ein wesentlicher Aspekt hierbei ist, dass alle Verträge und relevanten Vertragsinhalte auffindbar und jederzeit auswertbar sind.


Die CLM-Software verbindet den Vertragsprozess mit den führenden Geschäftsprozessen aus Einkauf und Vertrieb. Sie unterstützt ebenso in der Auftragsabwicklung sowie in der Rechnungsstellung. Durch Harmonisierung und Digitalisierung der Vertragsprozesse wird die Grundlage eines automatisierten Berichtswesens und somit unmittelbare Transparenz über die Vertragslandschaft einer Organisation gewährleistet.

Die daraus resultierenden Vorteile liegen demnach auf der Hand: Fehler werden eliminiert, Risiken reduziert, Effizienzvorteile erreicht und ein proaktives Management der Geschäftsbeziehungen ermöglicht.

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