AI Powered Invoice Processing

Warum KI basierte Rechnungsverarbeitung?

Gegenwärtig werden die meisten Tätigkeiten in der Rechnungsverarbeitung noch manuell ausgeführt. Dies liegt insbesondere an der Klärung häufig auftretender Ausnahmefälle („exception handling“) sowie an der schwierigen Zuordnung von Bestell- und Rechnungspositionen.

Im Durchschnitt werden knapp 40% der Kapazitäten im Rechnungswesen durch die Verarbeitung von Rechnungen gebunden. Seit über zwei Jahren beweist unsere Technologie im Praxiseinsatz, dass mit einem Technologie Quick Win schnelle Erfolge und hohe Einsparungen erzielt werden können. Unser Ziel ist es hierbei, dass Mitarbeitende in der Kreditorenbuchhaltung Belege künftig nicht mehr manuell Rechnungen prozessieren, sondern vielmehr wertschöpfende Tätigkeiten bspw. in der Prozessoptimierung durchführen.

Nutzen Sie die KPMG Lighthouse Expertise für Ihr Unternehmen

 

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Zielsetzung & Kontext


Manuelle Rechnungsverarbeitung
Eine Herausforderung für Unternehmen ist aktuell die manuelle Verarbeitung von Rechnungen. Dies ist insbesondere auf die Vielfalt der zu identifizierenden Informationen zurückzuführen, wie beispielsweise Sachkonten, Steuerschlüssel, Kostenstellen bzw. –träger als auch Freigeber und Bestellreferenzen.

Hohe Fehleranfälligkeit
Die Verarbeitung von Rechnungen umfasst eine Vielzahl von qualitativen und regulatorischen bzw. steuerlichen Anforderungen. Fehler in Rechnungen ziehen erhebliche Folgen nach sich, beispielsweise unkorrekte Vorsteuerabzüge durch die Finanzbehörden.​ Erfahrungsgemäß kann in Buchhaltungen oder Shared-Service Centern nur ein Teil davon sichergestellt werden.

Arbeiten im Prozess 
Gegenwärtig nimmt die Rechnungsverarbeitung den Großteil der Buchhaltungskapazitäten ein. Auf Grund des Kostendrucks und bestehendem Fachkräftemangel, werden diese Tätigkeiten überwiegend in Niedriglohnkostenstandorte ausgelagert.

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Document Editor

 

Unsere Lösung


Vollautomatisierte Rechnungsverarbeitung
AIPIP ermöglicht die vollumfängliche automatische Rechnungsverarbeitung inklusive KI-basierter Lernfähigkeit. Sämtliche Informationen werden extrahiert und daraufhin durch unsere KI-Modelle weiterverarbeitet.


Gewährleistung von Qualität und Compliance bei Buchungen
Unsere Lösung stellt Ihre Compliance sicher!​ Sie beinhaltet über 80 automatisierte Compliance-Prüfungen, die den Prozessierenden auf mögliche Missstände hinweisen und eine fehlerhafte Verarbeitung von Rechnungen verhindert.



Arbeiten am Prozess 
Die KI-basierte Rechnungsverarbeitung erlaubt es, Mitarbeiterkapazitäten für wertschöpfende Tätigkeiten einzusetzen. Dadurch wird eine Verlagerung in Niedriglohnkostenstandorte obsolet.​ Außerdem kann dank unserer Technologie der Fachkräftebedarf im Prozess der Rechnungsverarbeitung reduziert werden, was demnach dem Fachkräftemangel entgegenwirkt.


Zusammenfassung
KPMG AI Powered Invoice Processing ist ein digitaler „Quick Win”. Seit über zwei Jahren zeigt unsere KI im internationalen Praxiseinsatz eine erhebliche Effizienzsteigerung bei zeitgleicher Einhaltung und Überprüfung internationaler Qualitäts- und Compliance Standards.​ Die Implementierung unserer Technologie ist einfach und kostengünstig, da sie das Expertenwissen aus den bisherigen Buchungsdaten extrahiert und den anschließenden manuellen Verarbeitungsprozess automatisiert. In der Regel amortisiert sich die Einführung bereits nach sechs bis zwölf Monaten. Unsere Lösung haben bereits Kunden wie Uniper sowie führende Versicherungs- und Lebensmitteleinzelhändler produktiv im Einsatz.



Key Features

Schnelle Implementierung

Die Vorbereitung der Technologie für den operativen Einsatz erfolgt innerhalb weniger Wochen. Hierbei lernt sie aus ihrem historischen Buchungsdatenbestand und kann das Wissen sofort anwenden. Im ersten Schritt bieten wir im Rahmen unseres Proof of Value die Ermittlung des Automatisierungspotenzials für die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens an.

Minimalinvasive Einbindung

Für einen erfolgreichen Einsatz wird lediglich der in dem "Proof of Value" trainierte KI-Kern „minimalinvasiv“ zwischen den Rechnungseingang und das ERP-/Workflow-System eingebunden. Optional kann ihr bestehendes Capturing-System weiter genutzt bzw. durch die integrierte Capturing-Funktionalität ersetzt werden. Aus diesem Grund ist die Einführung kein großes IT Projekt, sondern kann als "Quick Win realisiert werden.

Automatisierte Compliance

In der Praxis müssen bei der Buchung einer Rechnung zahlreiche Compliance-Anforderungen berücksichtigt werden. Diese kommen im Wesentlichen aus dem regulatorischen, steuerlichen, IKS- oder unternehmensinternen Umfeld. Aktuell stellen mehr als 80 automatisierte Kontrollen die Compliance im internationalen Umfeld sicher.

 

Gesamtübersicht der Features

  • Pre-Processing (De-Skewing etc.)
  • Non Invoice Filter (attachment with PDF,JPG)
  • View Mail body
  • Scan Quality Check
  • Handling Non Relevant Documents
  • Additional Attachments (File Formats: PDF and others)
  • Tracking ID
  • Multiple Invoices per Mail
  • Acknowledgment
  • Automatic Document Type Recognition
    1. Invoice (non network PO)
    2. Invoice ( Non-PO)
    3. Invoice (non network PO)
    4. Credit notes
    5. Special Travel Expenses
    6. Delivery Notes
    7. Service Entry Sheets
    8. Batch invoice
    9. Invoice line Items
    10. Invoice ( Non-PO)
  • Integration of different Input Channels
    1. User Upload
    2. PDF invoices
    3. Scanned Invoices (pdf,jpeg,png)
    4. E-Invoicing
  • Integration of different Input File Formats (eInvoicing)
    1. Italy
    2. France
    3. Spain
    4. Germany (FeRD)
    5. England
    6. Poland
  • Capturing of Languages
    1. German
    2. French
    3. Spanish
    4. English
    5. Italian
    6. Polish
    7. Expandability to additional documents
  • Automatic document pickup from source system
  • Integration of Market Leading Extraction Providers (OCR)
  • AI Accounting - Prediction of Acccounting Values (e.g. G/L Code or VAT code)
  • Master Data Enrichment
  • Fast Creation of Special Operations through Rules
  • Confidence-based processing for controlled automatic processing
  • Automated Learning (Tool learns from historic data)
  • Multilevel Compliance Checks (best practice standard + full customization)
  • Quality Assurance (master data validation)
  • IT-Security (Certifications available: ISO 27001, ISO 9001, TISAX Level 3 )
  • Automatic Validaton (validation of invoice data with pre configured rules or checks)
  • Role Based Access Control (RBAC)
  • Selected European tax requirements
  • Data protection (GDPR / Schrems II)
  • Exception Handling in user interface
  • Integrated Approval Workflow
  • Role Based Access Control (RBAC)
  • Dual Screen Setup
  • Multiple Languages in user interface
  • Customer Master Data lookup and availability in frontend
  • Cloud based provision in secturity data center
  • Interfaces/connection (e.g. SFTP, SAP)
  • Permission/Rights management (authorizations, substitute regulation, etc.)
  • Minimally-Invasive Integration
  • Connectivity to leading OCR providers
  • Independence from ERP Systems
  • Web Interface
  • Standardized SAP Integration
  • Reviewer/Approver
  • Currency
  • Invoice Number
  • Company Code/Billing Name
  • Invoice Date
  • Vendor Address
  • Vendor VAT ID
  • PO Number
  • QR Codes
  • Company Code Address
  • Vendor Tax ID
  • Service Period/Delivery Date
  • Scan Date
  • Monetary Values (Net-,Tax-, Total Amount)
  • Banking information (IBAN, SWIFT, Bank number, Account number)
  • Contract Number
  • Customer Number
  • Payment Terms (Master Data vs. Invoice)
  • Net Amount
  • Tax Amount
  • Tax Rate in %
  • Gross Amount
  • Item Price
  • Quantity
  • Unit
  • Product/Service Description
  • Delivery Note
  • PO Match
  • Cost Center
  • Vendor ID
  • Tax Code
  • GL Account
  • Internal Order
  • Country
  • Document Type (invoice vs credit note)
  • Company Code
  • Posting Text
  • Approver
  • WBS Element
  • Accounting for PO-based invoices
  • Mapping of delivery notes
  • Intelligent accounting wiki
  • Thresholds for approvals in terms of invoice value and approval cascades
  • Audit log requirements
  • User privileges & roles (view/change)
  • Notification rules (single/batch)
  • Forwarding and back-up rules (e.g. absences)
  • Organizational specifics and approvals across functions or for multi-entity involvements (if applicable)
  • Two-/three-way-match rule sets
  • Approval loops and approval resets in case of declined approvals (escalation)
  • Abortion criteria
  • Access to approval portal via email notification

Unser Angebot

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