SaaS-Lizenzmanagement: Ungenutzte Cloud-Lizenzen professionell einsetzen

Was ist Lizenzmanagement?

Unter Lizenzmanagement versteht man die Strukturierung aller Softwarelizenzen, die in einem Unternehmen verwendet werden. Ziel ist die Vermeidung von Unter- bzw. Überlizensierung: Durch den Einsatz eines Lizenzmanagements vermeidet man die Gefahr von Abstrafungen durch falsch eingekaufte Lizenzen. Darüber hinaus können auch Kosten eingespart werden, da Mehrfachinstallationen schnell erkannt werden.

In Verbindung mit SaaS- und Cloud-Lösungen wird das Lizenzmanagement schnell unübersichtlich und stellt Unternehmen vor eine Herausforderung. Durch die Cloud-Lösungen können Mitarbeitende aus den Fachabteilungen selbstständig Software installieren, ohne die dafür vorgesehenen Prozesse zu durchlaufen.

Somit kann nicht mehr nachvollzogen werden, ob alle Datenschutzbestimmungen eingehalten werden. Ein übergreifendes, koordinierendes Management ist demnach unabdingbar.

Vier häufige Fehler im Lizenzmanagement

Bewusstsein für die Notwendigkeit eines Lizenzmanagements: In den Führungsebenen ist oftmals nicht bekannt, welches Sparpotenzial ein geeignetes Lizenzmanagement bietet. Verstoßen Unternehmen gegen Compliance-Richtlinien drohen Bußgelder.

Fehlende Ressourcen: Für die Steuerung des Lizenzmanagements wird mindestens ein Lizenzmanager benötigt. Je nach Größe des Unternehmens können dies auch mehrere Lizenzmanager oder ein externer Anbieter sein. Dieser sollte genaustens mit den jeweiligen Herstellerbestimmungen der Software vertraut sein.

Zu wenig Recherche bei der Auswahl eines Tools: Die alleinige Anschaffung eines Lizenzmanagement-Tools löst nicht alle Lizenzfragen. Vielmehr muss vorab klar sein, welche Anforderungen das Tool erfüllen muss.

Fehlendes Lizenzwissen bei Administratoren und Anwendern: Lizenzanschaffungen bedeuten in der Regel hohe Kosten für ein Unternehmen und sollten daher vorab gründlichst geprüft werden. Doppelte Anschaffungen fallen in der Regel erst zu einem sehr späten Zeitpunkt (z. B. Audit) auf. Dieses Bewusstsein muss demnach bei allen Anwendern geschaffen werden.