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Flotten mit Hilfe eines Flottenmanagementsystems optimal abstimmen


Flotten spielen in der heutigen Welt eine zentrale Rolle im Güter- und Personenverkehr sowie dem Militär.

Ob (Raum-)Schiff, Flugzeug, Zug, Lastwagen oder Kfz – Flotten erfordern Management und Wartung einer Vielzahl an Komponenten, die perfekt aufeinander abgestimmt sein müssen.

Bei KPMG arbeiten wir mit unserem Allianzpartner ServiceNow zusammen, um Prozesse nachhaltig zu optimieren. Gemeinsam unterstützen wir unsere Mandanten dabei, Komplexität zu durchdringen. Dieser Use Case ist ein interaktives Beispiel für die Transformation von Prozessen mithilfe von Workflows auf einer Software-as-a-Service (SaaS)-basierten Plattform.

Jeder Flottenbestandteil kann als Asset (auch Configuration Item genannt) betrachtet werden, das mit einem leistungsfähigen und anpassbaren Asset-Managementsystem wie der ServiceNow Plattform organisiert werden kann. Dieses wiederum wird via IoT mit Daten versorgt. In das Customer-Service-Portal werden Navigationsdaten integriert - so können Mitarbeitende jederzeit den Ort und Zustand der Fahrzeuge nachverfolgen. Techniker und Technikerinnen können automatisch benachrichtigt werden, um regelmäßige Wartungen durchzuführen oder Störungen zu beheben. Auch unterwegs werden diese per App mit Informationen versorgt.

Was ist Flottenmanagement?

Flottenmanagement, oder auch Fuhrparkmanagement genannt, bezeichnet das Management eines Fuhrparks mit dem Ziel, diesen effizienter und kostengünstiger zu gestalten, sodass die Mitarbeitenden sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können.

Ein Flottenmanagement kommt beispielsweise in folgenden Unternehmen zum Einsatz: Autovermietungen, Taxidienste, Speditionen und Rettungsorganisationen. Die Hauptaufgabe besteht darin, die Fahrzeuge aufeinander abzustimmen und Fahrtwege zu optimieren.

Dabei spielt die Größe des Fuhrparks keine entscheidende Rolle. Folgende Aufgaben werden dem Flottenmanagement zugeordnet:

  • Fuhrparkverwaltung
  • Überwachung der Kfz-Kosten und der Tankkarten
  • Routenplanung und Zeitmanagement der Fahrer und Fahrerinnen
  • Wartungs- und Reparaturmanagement
  • Überwachung der Leasingverträge mit Hinblick auf Laufzeiten und Rückgabemodalitäten sowie Fahrzeugakten
  • Führerscheinkontrolle
  • Datenauswertung und Datenarchivierung

Was ist eine Fuhrparkmanagement-Software?

Kleine Unternehmen übernehmen das Fuhrparkmanagement meistens selbst. Ab einer bestimmten Größe des Fuhrparks wird ein sogenannter Fuhrparkmanager benötigt. Die Nutzung einer Fuhrparkmanagement-Software erleichtert die Arbeit enorm und sorgt für mehr Übersichtlichkeit, denn ab einer gewissen Unternehmensgröße können die Daten nicht mehr in Exceltabellen geführt werden. Hinzu kommt, dass oftmals auch mehrere Personen auf die Daten zugreifen.

Mithilfe der Software kann man Entscheidungsträgern eine schnelle Übersicht über den derzeitigen Stand verschaffen. Dies sorgt für schnelle Kommunikationswege innerhalb des Unternehmens und gegebenenfalls können auch unternehmensinterne Programme integriert werden.

Durch die Zuweisung verschiedener Benutzerrechte und Rollen wird die unberechtigte Nutzung von Daten vermieden.

Bei besonders großen Unternehmen oder Unternehmen, die keine Kapazitäten für das Management haben, gibt es auch eine Vielzahl an Dienstleistern für das Fuhrparkmanagement.

Bei den meisten hochwertigen Softwarelösungen wird auch die Nutzung einer GPS-Ortung verwendet, was aufgrund des Just-in-time-Prinzips an Bedeutung gewinnt.

Neben kostenfreien Basislösungen führen viele Anbieter von Flottenmanagementsystemen auch Premiumlösungen.

Welche Vorteile bietet eine Flottenmanagement-Software?

  • Durch den Einsatz einer Software kann der Standort der Fahrzeuge jederzeit nachvollzogen werden, sodass Fahrtenbücher überflüssig werden. Die Pflege eines Fahrtenbuchs ist in der Regel aufwändig und lästig, ist aber zwingend nötig, um die privaten von den dienstlichen Fahrten abzugrenzen. Bei der Erstellung des Fahrtenbuchs entstehen oft Fehler, welche bei Betriebsprüfungen auffallen. Ein softwarebasiertes Fahrtenbuch mindert Fehlerquellen und sorgt somit für einen reibungslosen Ablauf bei Betriebsprüfungen.
  • Die Software optimiert den Fahrstil unmittelbar, sodass durch eine vorausschauende Fahrweise Co2-Ausstoß und der Verbrauch von Kraftstoff gemindert werden. Daten wie Kraftstoffverbrauch und Emissionen können über die Software direkt eingesehen werden.
  • Die Software beinhaltet eine professionelle Navigation, welche frühzeitig Staus und Straßensperrungen meldet, sodass diese großräumig umfahren werden können. Dies zahlt sich besonders aus, wenn viele große Fahrzeuge Teil der Flotte sind, da diese nicht alle Straßen befahren können. Außerdem werden dadurch auch Verspätungen aufgrund von Staus vermieden.
  • Manche Versicherer sind bereit, Ermäßigungen anzubieten, insofern ein sicheres Fahrverhalten nachgewiesen werden kann.
  • In der Regel ist die Software auch GPS-basiert, sodass Standorte im Falle eines Diebstahls abgefragt werden können. Hier können auch Ruhezeiten hinterlegt werden.

Welche Kosten und Zahlungsmodalitäten sind mit einer Flottenmanagement-Software verbunden?

In selten Fällen wird eine einmalige Gebühr für die Nutzung gezahlt. In der Regel sind jedoch fortlaufende, monatliche Beträge zu zahlen. Die fairste Methode ist die Abrechnung je Fahrzeug. Somit haben größere Unternehmen höhere Kosten und kleinere Unternehmen oder Unternehmen, welche sich derzeit noch im Aufbau der Flotte befinden, geringere Kosten.

Teilweise werden auch kostenlose Testversionen bereitgestellt, sodass das Unternehmen die Software auf Eignung und Funktionen prüfen kann.

Durch den Einsatz eines idealen Flottenmanagements können Sie erhebliche Wettbewerbsvorteile erzielen und so Ihr Unternehmen auf die Überholspur bringen.

Ihre Vorteile durch unsere Lösung

Effizienz

Schlanke, effiziente Prozessworkflows

Automatisierung

Nutzung eines softwarebasierten Fahrtenbuchs 

Prozessoptimierung

Datenintegrität und aussagekräftige Metriken zur Verbesserung der Prozesse

Ihre Reise mit KPMG Atlas

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