Meist besteht die größte Herausforderung unserer Kunden in ineffizienten, nicht standardisierten Prozessen zur Angebotserstellung und im (IT-) Change Management. Bei der Einholung von Angeboten ausgelagerter Dienstleister (z. B. Netzwerkanbieter wie Verizon, VOIP-Anbieter wie RingCentral), führt dies oft zu einer schlechten Anbieterauswahl und -transparenz.

Dieser Use Case ist ein interaktives Beispiel für die Transformation von Prozessen mit Hilfe von Workflows auf einer Software-as-a-Service (SaaS)-basierten Plattform. Er zeigt die Herausforderungen im Management von Anfragen und Vergaben am Beispiel der IT - der Mehrwert ist jedoch keineswegs nur auf diesen Bereich limitiert.

Die Anwendung rationalisiert den IT-Service/Anbieter-Ausschreibungsprozess am Beispiel IT-Change-Management. Sie unterstützt Manager bei der Anfrage und Vergabe der Serviceauswahl auf Basis von Angeboten verschiedener Anbieter/Dienstleister. Ein potenzieller Partner sendet eine Angebotsanfrage ein und das Dashboard zeigt eine Übersicht der Bewertungen und des Prüfungsstatus für die bisher eingegangenen Angebote auf. Wenn der Nutzer auf ein Angebot klickt, sieht er alle Details, einschließlich Firmenname, Adresse, Kontaktinformationen, Links zu allen eingereichten Dokumenten, Mitglieder des Prüfungsausschusses und deren Prüfungsstatus. Vom RFQ-Dashboard aus kann der Benutzer eine RFQ an einen neuen Anbieter erstellen, indem er auf die Schaltfläche "New Provider RFQ" klickt.